そのまま使える。英語での丁寧な依頼メール定形

英語での依頼文章。
明日からそのまま使える、丁寧な依頼定型文を紹介します。

英語には敬語がないから楽は嘘

よくたまに言われるのが、英語って【敬語】がないから【カジュアル】で楽だよね。という言葉を耳にしますが、それは全く逆だと思います。
日本語よりよっぽど英語のほうが、話の順序やニュアンス、丁寧さで、相手を不快にさせずビジネスを円滑に進めるのに影響を及ぼすと思います。

僕が働きはじめて、海外へメールを送るときは、上司に見せて真っ赤に添削されました。理由はメールがバカっぽいと読んでもらえない。返信すらくれないからとのことです。

結果的にそこで叩き込まれた英語表現が今でも生きていて、助かってます。

英語には敬語がないから楽は嘘

上から目線のPlease〜は使うな

上から目線のPlease〜は使うな

Please send me a mail.

どう感じますか？問題なさそうに見えますよね。

これが意外に日本人が知らない事実です。実はPleaseは「〜してください」という一番シンプルなお願いをできる表現ですが、かなり上から目線なニュアンスに受け取られます。

感覚的には、「とにかくしてください、お願いします。」というような感じです。相手に選択権を与えていない感じですね。
ではどうすれば丁寧になるのでしょうか？

Could you〜？ / Would you〜？

そんなときに活用できるのが、「Could you〜」「Would you〜」です。

Could you send me the document?

どうでしょうか？丁寧に聞こえるでしょうか？笑。日本人にはわからない誤差かもしれませんが、これを使うだけで「よろしければしていただけますか？」というニュアンスになります。仮定法という文法を習ってなんとなく覚えている方がいればピンとくるかもしれませんが、CanをCould、WillをWouldにすることで、「もし可能であれば」という仮定の話にすることで、強制力を生まず丁寧な表現になります。

これは自分の事を言うときにも助かります。
恐らくこれは皆様ご存知な「I want〜」ではなく、「I would like to〜」ですね。WantをWouldにすることで、「もしよろしければ、させていただきたく」という丁寧なニュアンスになります。

ここまでくれば1つ１つのお願いはできますね。

Could you send the document？
Could you provide me the related data?
Could you explain the background?

ただ、これを箇条書きで連続で送ってもらうと結構しつこいですし、見栄えが悪いですよね。そんなときに活用できるのがFollowingという単語です。

May I kindly ask that you ~ + followings

ここまでくれば、あとはこう表現するだけでかなり簡潔に表現できます。

Could you tell me the followings to understand the same understanding?

background of this project
key stakeholders
milestone/next step

どうでしょうか？少し小慣れてる感が出てませんか？笑

さぁここで別の似た表現も紹介したいのがMay I〜です。これはほぼ同じ使い方で使用できます。この場合、自分が主語になるため、askを使って依頼をできます。個人的にはこれが一番文章上では感じるのですがネイティブ的にどうなんでしょうか。。。

May I kindly ask that you provide me the followings to understand the same understanding?

background of this project
key stakeholders
milestone/next step

と言った容量です。

【まとめ】実際の文例

さぁここまで来たら、実際にありそうなメールを書いてみますので、ぜひ定型文のように必要に応じて使ってみてください。Greetingの部分や不要な部分は削除しちゃってください。

Hi Brent,

I hope this email finds you well.

As Quarter2 closed, we would like to report the latest sales performance to the executives.
May I kindly ask that you provide me the followings by the end of this week?